Nota de infomare privind protectia, prelucrarea si circulatia datelor cu caracter personal a persoanelor fizice

La data de 25.05.2018 intra in vigoare Regulamentul 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date (denumit in continuare „GDPR”), act normativ care asigura protectia drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor fizice si in special a dreptului acestora la protectia datelor cu caracter personal.

Noi, VKB AREA S.R.L., acordam o atentie deosebita confidentialitatii datelor cu caracter personal si protejarii drepturilor clientilor si partenerilor nostri.

In consecinta, dorim sa va comunicam anumite informatii relevante cu privire la prelucrarile de date cu caracter personal realizate de societatea noastra:

1. Intelesul unor termeni:

Pentru ca informatiile pe care vi le furnizam prin prezentul document sa fie cat mai clare, explicam in continuare intelesul anumitor termeni utilizati mai jos, astfel cum sunt ei definiti de legislatia aplicabila:

„Date cu caracter personal” inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

„Prelucrare” inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea;

„Operator” inseamna persoana care stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;

„Persoana imputernicita de operator” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului;

„Destinatar” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism careia (caruia) ii sunt divulgate datele cu caracter personal.

2. Operatorul de date:

Societatea VKB AREA S.R.L. (denumit in continuare „Operatorul”), cu sediul in Cluj-Napoca, Blvd. 1 Decembrie 1918 nr. 74, jud. Cluj, numar de ordine in Registrul Comertului J12/4338/2022, CUI RO 46493209, cu adresa pentru corespondenta Cluj-Napoca, Blvd. 1 Decembrie 1918 nr. 74, jud. Cluj, este operator de date cu caracter personal.

Prelucrarea datelor personale se realizeaza in temeiul si cu respectarea prevederilor legislatiei aplicabile, si in special ale Regulamentului 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date (GDPR).

3. Categorii de date prelucrate:

Societatea noastra desfasoara mai multe tipuri de prelucrari de date cu caracter personal. Informatiile prelucrate, modalitatea de colectare si celelalte conditii ale prelucrarilor de date variaza in functie de scopul fiecarei operatiuni de prelucrare si temeiul sau legal.

In general noi prelucram urmatoarele categorii de date cu caracter personal:

– Numele, datele de contact, semnatura, functia si organizatia in care va desfasurati activitatea (in special in cazul reprezentantilor si angajatilor societatilor partenere – clienti, furnizori, alti parteneri de afaceri), adresa, date de identificare (serie si nr. CI, CNP), inclusiv dovada acest;

– Experienta profesionala, studii si calificari, alte date cuprinse in mod uzual in CV (in special in cazul in care aplicati pentru un post in cardul organizatiei noastre);

– Cunostinte si abilitati tehnice si profesionale, calificare profesionala, informatii despre cursurile de formare/perfectionare profesionala si concursurile organizate de Operator la care participati;

– Data nasterii (informatie solicitata in general pentru confirmarea varstei, respectiv a faptului ca ati implinit 18 ani, astfel incat puteti participa la evenimentele, activitatile si / sau concursurile organizate de noi);

– Date despre relatia contractuala dintre dvs. si societatea noastra;

– Date referitoare la sau necesare pentru indeplinirea obligatiilor legale ce ne revin – inclusiv, daca este cazul, date cu privire la veniturile realizate si/sau premiile primite de la Operator si fata de care societatii noastre ii revin obligatii fiscale (cum ar fi depunerea unor declaratii fiscale, retinerea si plata unor impozite, taxe si contributii catre bugetul de stat sau alte bugete publice, etc.);

– Date din permisul de conducere, din certificatul de inmatriculare si/sau din cartea tehnica a autovehiculelor, informatii privind problemele tehnice / defectiuni ale autovehiculelor, informatii despre politele de asigurare ale autovehiculelor tip RCA/CASCO (in special in cazul persoanelor care achizitioneaza piese de schimb si accesorii pentru autovehicule de la societatea noastra, care beneficiaza de drepturi de garantie sau de despagubiri de la societatile de asigurare cu care colaboram, precum si in alte situatii similare);

– Prelucram imaginea persoanelor care ne viziteaza locatiile supravegheate video.

Este posibil ca, de la caz la caz sau in situatii ocazionale, sa prelucram si alte date cu caracter personal, astfel cum vom informa persoanele vizate in fiecare situatie punctuala in parte.

4. Scopurile si temeiurile legale ale prelucrarilor de date:

In aceasta sectiune prezentam scopul in care folosim datele cu caracter personal si identificam temeiurile legale pe care ne bazam fiecare prelucrare de date personale.

Societatea noastra prelucreazadatele cu caracter personal in principal in urmatoarele scopuri:

– reclama, marketing si publicitate, public relations;

– vanzarea produselor si furnizarea serviciilor oferite de societatea noastra (inclusiv cursuri de calificare / perfectionare profesionala);

– incheierea contractelor si urmarirea derularii contractelor cu partenerii contractuali (clienti, furnizori, etc.), inclusiv pastrarea contactului cu acestia;

– participarea dvs. la evenimentele, activitatile si / sau concursurile organizate de noi;

– indeplinirea obligatiilor ce ne revin, conform prevederilor legale aplicabile, ale hotararilor judecatoresti si ordinelor, deciziilor si dispozitiilor autoritatilor publice;

– paza bunurilor Operatorului, precum si protejarea, respectarea si exercitarea drepturilor Operatorului.

Prelucrarile de date cu caracter personal sunt realizate numai in baza unui temei legal, in conformitate cu dispozitiile GDPR. Temeiurile legale ale operatiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal pot fi urmatoarele:

-indeplinirea unor obligatii legale ale Operatorului (indeplinirea obligatiilor fiscale, de tinere a unor evidente solicitate de lege, etc.);

– consimtamantul dvs. liber exprimat (in cazul participarii la evenimentele, activitatile si / sau concursurile organizate de noi, in situatia abonarii la newsletter-ul nostru, precum si in alte situatii punctuale, cand consimtamantul dvs. este manifestat in mod expres si lipsit de echivoc);

– interesul legitim al Operatorului (reclama, marketing si publicitate pentru produsele si serviciile pe care le oferim, public relations si promovarea imaginii Operatorului, vanzarea produselor si furnizarea serviciilor oferite de societatea noastra catre alte persoane, paza bunurilor si protejarea, respectarea si exercitarea drepturilor noastre);

– executarea unui contract la care sunteti parte sau realizarea demersurilor, la cererea dvs., inainte de incheierea unui contract.

5. Categorii de destinatari:

In general, utilizam datele dvs. personale in interesul nostru. Cu toate acestea, exista situatii in care datele cu caracter personal vor fi dezvaluite unor anumite categorii de destinatari, in conformitate cu scopul fiecarei prelucrari in parte.

Datele personale pot fi comunicate partenerilor nostri de afaceri (inclusiv banci sau alte institutii de creditare), precum si furnizorilor nostri de servicii care actioneaza ca persoane imputernicite de catre Operator. Dintre acestia, unii pot avea sediul principal in alte state membre ale Uniunii Europene.

Numele castigatorilor concursurilor organizate de noi sunt anuntate public in cadrul respectivului eveniment, precum si prin publicarea pe site-urile noastre, pe paginile si canalele de pe retelele de socializare, in revista si newsletter-ul nostru, precum si prin orice alte mijloace de comunicare. Datele personale ale castigatorilor vor fi de asemenea transmise catre autoritatile publice competente in vederea indeplinirii obligatiilor fiscale, in conformitate cu prevederile legale aplicabile.

Datele personale sunt comunicate catre autoritati publice sau alte terte parti atunci cand exista o obligatie legala in acest sens, daca a fost emis/a o decizie / un ordin administrativ cu caracter obligatoriu pentru Operator, precum si in cazul in care aceasta comunicare este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.

6. Perioada stocarii datelor:

Datele dvs. personale vor fi pastrate intr-o forma care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele. Prin urmare, perioada de pastrare a datelor difera in functie de scopul fiecarei prelucrari de date.

In cazul in care legislatia aplicabila stabileste anumite termene pentru pastrarea informatiilor, atunci datele vor fi pastrate pe intreaga perioada impusa de lege.

In general, datele utilizate in relatiile contractuale dintre societatea noastra si partenerii sai vor fi pastrate pe perioada derularii acestei relatii contractuale, precum si pe perioada curgerii termenului de prescriptie pentru fiecare dintre raporturile juridice desfasurate.

Pentru fiecare prelucrare de date in alte scopuri se vor stabili termenele de pastrare a datelor rezonabile si care sa nu depaseasca perioada necesara indeplinirii scopurilor respectivei prelucrari.

In anumite cazuri particulare (cum ar fi, dar fara a se limita la: accidente, aparitia unor situatii litigioase, comiterea de infractiuni sau contraventii, solicitari ale unor autoritati publice, etc.), datele vor fi pastrate pentru intreaga perioada de timp necesara lamurarii in mod definitiv a evenimentului respectiv.

7. Sursa datelor:

In general datele sunt colectate direct de la dvs. sau, in cazul in care sunteti reprezentant / angajat al unui partener al nostru, de la angajatorul dvs. sau persoana pe care o reprezentati. Datele pot fi colectate atat de noi cat si de imputerniciti ai nostri, care actioneaza in numele si pentru Operatorul de date.

In anumite cazuri particulare, datele pot fi primite de la parteneri contractuali ai societatii noastre, cum ar fi societatile de asigurari, unitatile reparatoare de autovehicule (service-uri auto) cu care colaboram sau proprietarii autovehiculelor pe care le utilizati.

Ocazional putem primi datele dvs. de la autoritati publice, din surse disponibile public (cum ar fi Registrul Comertului, Cartea Funciara, Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare, portalul instantelor de judecata, etc.), sau de la alte terte persoane, cum ar fi furnizori de servicii de selectie si recrutare.

8. Drepturile dvs. in calitate de persoane vizate:

In calitate de persoana vizata beneficiati de urmatoarele drepturi, reglementate la Capitolul III din Regulamentul (UE) 2016/679:

·        dreptul la informare (art. 13 și art. 14);

• dreptul de acces (art. 15);

• dreptul la rectificare (art. 16);

• dreptul la stergere („dreptul de a fi uitat” – art. 17);

• dreptul la restrictionarea prelucrarii (art. 18);

• dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 -);

• dreptul la opozitie (art. 21);

• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata (art. 22 - pentru mai multe informatii puteți accesa);

• dreptul de a depune o plangere la o autoritate de supraveghere (art. 77).

Pentru exercitarea acestor drepturi, este necesar ca persoanele vizate sa adreseze o cerere operatorului in acest sens. Operatorul furnizeaza persoanei vizate informatii privind acţiunile intreprinse in cel mult o luna de la primirea cererii. Aceasta perioada poate fi prelungita cu doua luni atunci cand este necesar, tinandu-se seama de complexitatea si numarul cererilor.

Dreptul de informare si de acces la datele pe care ni le furnizati;

Dreptul de acces presupune dreptul de a obtine din partea noastra o confirmare ca prelucram sau nu date cu caracter personal care va privesc si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la urmatoarele informatii:

– scopurile prelucrarii;

– categoriile de date cu caracter personal prelucrate;

destinatarii sau categoriile de destinatari carora datele cu caracter personal le-au fost sau urmeaza sa le fie divulgate, in special destinatari din tari terte sau organizatii internationale;

– acolo unde este posibil, perioada pentru care se preconizeaza ca vor fi stocate datele cu caracter personal sau, daca acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili aceasta perioada;

– in cazul in care datele cu caracter personal nu sunt colectate de la dvs., orice informatii disponibile privind sursa acestora;

– existenta unui proces decizional automatizat incluzand crearea de profiluri, precum si, in cazurile respective, informatii pertinente privind logica utilizata si privind importanta si consecintele preconizate ale unei astfel de prelucrari pentru persoana vizata.

Dreptul de a solicita rectificarea datelor dvs. personale, atunci cand sunt inexacte; acesta include si posibilitatea de a obtine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete;

Dreptul de a solicita stergerea datelor si/sau restrictionare prelucrarii acestor date, precum si dreptul de a va opune prelucrarii, in cazurile si conditiile stabilite de GDPR;

Avem obligatia de a sterge datele dvs. personale atunci cand:

– datele nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

– va retrageti consimtamantul pe baza caruia are loc prelucrarea si nu exista niciun alt temei juridic pentru prelucrarea;

– va opuneti prelucrarii realizate in temeiul interesului legitim al Operatorului si nu exista motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea, sau atunci cand prelucrarea are drept scop marketingul direct;

– datele au fost prelucrate ilegal;

– datele trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine Operatorului.

Obligatia de stergere a datelor nu se aplica atunci cand prelucrarea este necesara:

– pentru exercitarea dreptului la libera exprimare si la informare;

– pentru respectarea unei obligatii legale care prevede prelucrarea;

– din motive de interes public in domeniul sanatatii publice;

– in scopuri de arhivare in interes public, in scopuri de cercetare stiintifica sau istorica ori in scopuri statistice;

– pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.

Aveti dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii in cazul in care se aplica unul din urmatoarele cazuri:

– contestati exactitatea datelor, pentru o perioada in care putem verifica exactitatea datelor;

– prelucrarea este ilegala, iar dvs. va opuneti stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor;

Operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar dvs. le solicitati pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta, sau v-ati opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care se verifica daca drepturile legitime ale operatorului prevaleaza asupra celor ale persoanei vizate.

In orice moment, aveti dreptul de a va opune, din motive legate de situatia dvs. particulara, prelucrarilor de date realizate in temeiul interesul legitim al Operatorului, inclusiv crearii de profiluri; in aceasta situatie, Operatorul nu va mai prelucra datele dvs., cu exceptia cazului in care operatorul demonstreaza ca are motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor persoanei vizate sau ca scopul este constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.

Atunci cand prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct, aveti dreptul de a va opune in orice moment prelucrarii in acest scop a datelor dvs.personale, inclusiv crearii de profiluri, in masura in care este legata de marketingul direct respectiv. In cazul in care va opuneti prelucrarii in scopul marketingului direct, datele dvs. nu vor mai fi prelucrate in acest scop.

Dreptul la portabilitatea datelor, in cazul in care temeiul prelucrarii datelor este consimtamantul dvs. sau incheierea ori executarea unui contract, iar prelucrarea este efectuata prin mijloace automatizate.

In cazul in care aceste conditii sunt intrunite cumulativ, aveti dreptul de a primi datele care va privesc si pe care ni le-ati furnizat intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat.

Aveti de asemenea dreptul de a transmite aceste date altui operator, fara obstacole din partea noastra, precum si dreptul ca datele sa fie transmise direct de la un operator la altul acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic;

In cazul prelucrarilor de date realizate in temeiul consimtamantului dvs., aveti dreptul de a va retrage consimtamantul in orice moment, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia;

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata.

Acest drept consta in posibilitatea dvs. de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa.

Acest drept nu se aplica in cazul in care decizia:

– este necesara pentru incheierea sau executarea unui contract intre noi si dvs;

– este autorizata prin dreptul Uniunii sau dreptul intern si care prevede, de asemenea, masuri corespunzatoare pentru protejarea drepturilor, libertatilor si intereselor dvs. legitime; sau

– are la baza consimtamantul explicit al persoanei vizate.

Pentru exercitarea acestor drepturi, va puteti adresa cu o cerere scrisa, datata si semnata la adresa de email: vkb.area[at]gmail.com sau la adresa de corespondenta a Operatorului mentionata mai sus. (Atentie! Din motive de spam adresele folosite pe site-ul nostru sunt in format utilizator[at]domeniu. Pentru a trimite un email la adresele afisate inlocuiti [at] cu @. Va multumim pentru intelegere.)

De asemenea, aveti dreptul de a depune o plangere in fata autoritatii de supraveghere – Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

9. Alte prevederi:

In cazul in care in viitor vom incepe noi operatiuni de prelucrare de date cu caracter personal sau vom intentiona sa prelucram datele cu caracter personal detinute de noi intr-un alt scop decat cel pentru care acestea au fost colectate, va vom furniza, inainte de aceasta prelucrare ulterioara, informatii privind noua prelucrare si noul scop (scopul secundar), precum si orice informatii suplimentare relevante.

Obligatia noastra de a va informa cu privire la prelucrarile de date nu se aplica in anumite cazuri prevazute expres de legislatia aplicabila, respectiv daca si in masura in care:

– detineti deja informatiile respective;

– furnizarea acestor informatii se dovedeste a fi imposibila sau ar implica eforturi disproportionate, sau in masura in care obligatia de informare este susceptibil sa faca imposibila sau sa afecteze in mod grav realizarea obiectivelor prelucrarii respective; in astfel de cazuri, Operatorul va lua masuri adecvate pentru a proteja drepturile, libertatile si interesele dvs. legitime, inclusiv punerea informatiilor la dispozitia publicului;

– obtinerea sau divulgarea datelor este prevazuta in mod expres de dreptul Uniunii Europene sau de dreptul intern sub incidenta caruia intra Operatorul si care prevede masuri adecvate pentru a proteja interesele dvs. legitime;

– in cazul in care datele cu caracter personal trebuie sa ramana confidentiale in temeiul unei obligatii statutare de secret profesional reglementate de dreptul Uniunii Europene sau de dreptul intern, inclusiv al unei obligatii legale de a pastra secretul.

In final, va asiguram ca tratam cu maxima seriozitate drepturile pe care le aveti in legatura cu prelucrarile pe care le realizam asupra datelor referitoare la dvs. si vom lua toate masurile rezonabile pentru a ne asigura ca datele dvs. personale vor fi protejate precum si ca drepturile dvs. sunt respectate.

acasa > informatii utile > regulament GDPR